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Titulo:Organização de Conferências e outros Eventos Introdução:Todo o evento deve ser visto como uma estratégia de comunicação organizacional. O sucesso da organização de um evento está diretamente relacionado com as sensações geradas antes, durante e após a sua realização. Daqui resulta a necessidade de um trabalho profissional e competente, a fim de evitar as sensações negativas que iriam afetar a estratégia de comunicação utili
Objectivos Gerais:
Proporcionar aos participantes a aprendizagem sobre os conceitos e técnicas de como planear e gerir com êxito qualquer tipo de evento promovido pela sua Organização.
No final da Ação os participantes estão aptos a:
Planear eventos nacionais e internacionais;
Planear eventos com fins lucrativos ou ludicos;
Escolher a equipa;
Elaborar o respectivo orçamento e controlar as despesas;
Selecionar os melhores locais;
Gerir todas as tarefas administrativas;
Elaborar o programa e selecionar os oradores;
Escolher as melhores técnicas de apresentação e de produção;
Promover o evento (comunicação direta e indireta, anúncio público, etc.;
Avaliar o evento
Métodos Pedagógicos:
Estes objetivos serão alcançados através da utilização de métodos ativos, que incentivem a participação dos formandos, e técnicas auxiliares, nomeadamente aprojeção de slides.
Destinatários:
Gestores e Técnicos de Comunicação e de Recursos Humanos, Secretários(as) de Administração,
Conteúdo Programático:
O PLANEAMENTO
─ Definição da necessidade do evento:
i. Quais são os objetivos
ii. Quem deve ser convidado
iii. Quando se deve realizar
iv. Onde se deve realizar
─ Elaboração do plano detalhado (orçamento,
cronograma, descrição das atividades, plano de marketing, etc.)
─ A equipa
─ Lista de verificação
A ESCOLHA DO LOCAL
─ Vantagens e desvantagens dos locais possíveis
─ Considerações geográficas
─ Visita de inspeção
─ Dimensão das salas e lay-out
─ Equipamentos de apoio disponíveis
─ Eco-eficiência das instalações
─ Catering
─ Lista de verificação
O PROGRAMA
─ Que tipo de sessão e atividades
─ Estruturação do programa
─ Planeamento do tempo de cada sessão
─ Métodos de apresentação
─ Participação da audiência
─ Intervalos (coffee-break)
─ Períodos de lazer e visitas (programa social)
─ Refeições (duração, tipo, menu)
─ Lista de verificação
OS ORADORES
─ Atributos desejados
─ Quem convidar?
─ Convite para apresentação de comunicações
─ O briefing
─ Necessidades de tradução
─ Lista de verificação
O ORÇAMENTO
─ Custos fixos
─ Custos variáveis
─ Custo total
─ Determinação do custo de cada participante
─ Economias possíveis
─ Lista de verificação
APRESENTAÇÃO E PRODUÇÃO
─ Pequenos eventos
─ Grandes eventos
─ Características das salas
─ Area de visionamento
─ Back projection
─ Altura do écran e da imagem
─ Apresentações multimédia
─ Localização do projetor
─ Som
─ Planeamento do apoio audiovisual
─ Ensaio
─ A produção
─ Lista de verificação
MODERNAS TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E PRODUÇÃO
─ Revolução Tecnológica: apresentação eletrónica
─ Projeção de dados e material multimédia
─ Teleconferência
─ Outros desenvolvimentos
─ Lista de verificação
MOSTRAS DURANTE AS CONFERÊNCIAS
─ Como organizar
─ Vantagens e desvantagens
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS NO ESTRANGEIRO
─ Porquê no estrangeiro?
─ Quem deve participar?
─ Onde se deve realizar?
─ Análise dos incentivos
─ Problemas específicos
─ Saúde
─ Segurança
─ Vistos
─ Transporte
─ Seguros
─ Lista de verificação
QUANDO O OBJETIVO É O LUCRO
─ O produto
─ Os clientes
─ Satisfação das necessidades
─ Oradores
─ Local
─ Participantes
─ Quando?
─ Quanto cobrar aos participantes?
─ Promoção do evento
─ Feedback
─ Lista de verificação
PROMOÇÃO DO EVENTO
─ Escolha dos canais
i. Comunicação social
ii. Mailings
iii. Acções de relações públicas
iv. Comunicação indireta
v. Abordagem pessoal
vi. A mensagem
vii. Material publicitário
─ Esforço promocional equilibrado
─ Lista de verificação
“PAPERWORK”
─ Estilo
─ Tecnologias de informação
─ Registo
─ Ligação com os hoteis e outros locais
─ Crachats
─ Marcação das mesas
─ Lista de participantes
─ Kit da conferência
─ Comunicações
─ Lista de verificação
A NEGOCIAÇÃO COM HOTÉIS
─ Como se organizam os hotéis
─ Estrutura organizacional
─ Como é que os hoteis ganham dinheiro
─ “Truques”
─ Aceitar a hospitalidade
─ Lista de verificação
O EVENTO
─ Gerir uma reunião
─ As tarefas Administrativas
─ Segurança
─ Deslocação de um elevado número de pessoas
─ Extras
─ A equipa
─ Catering
─ Serviços de apoio
─ Avaliação
─ Post-mortem
─ Lista de verificação
Duração: 21 horas
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