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Titulo:Secretariar Bem Introdução:A Secretária é a pessoa que através da sua competência influencia o desempenho de muitas pessoas. Tem um papel de relevo na construção da Imagem da Instituição. Por tudo isto deve merecer por parte das Organizações uma preocupação constante na melhoria das suas competências.
Objectivos Gerais:No final de cada Ação os participantes estão aptos a:
- Gerir o tempo e organizar o trabalho pessoal;
Gerir a agenda, utilizar o telefone, preparação logística de reuniões, receção, viagens e conferências;
- Ter noções básicas sobre Protocolo;
- Tratar a correspondência e o arquivo;
- Apoiar os gestores nas suas funções;
- Saber lidar com os vários interlocutores;
- Transmitir uma imagem de eficácia e competência;
- Identificar os aspetos a ter em conta para a preparação de reuniões: convocatórias, aspetos logísticos, atas;
Métodos Pedagógicos:
Este objetivo será alcançado através da utilização de métodos ativos que suscitem a participação dos formandos, nomeadamente treino comportamental e trabalhos de grupo, exercícios práticos, projeção de slides,acetatos e filme didático sobre os temas em discussão.
Destinatários:
Assistentes de direção, secretárias, assistentes de administração e administrativos com funções de secretariado.
Conteúdo Programático:
Conteúdo Programático
- Competências da secretária eficaz (pessoais e técnicas);
- Relacionamento interpessoal e comunicação;
- Gestão da interação da secretária com a chefia;
- A secretária, a Empresa e o meio - lidar com a mudança e a imagem;
- Organização e simplificação do trabalho pessoal;
- Técnicas eficazes de gestão do tempo da secretária. Planear a agenda;
- Utilizar o telefone - como comunicar, marcação de entrevistas, filtrar chamadas;
- Preparar e acompanhar entrevistas, receções, viagens, conferências e reuniões.
- Utilizar corretamentente o Propocolo.
- Programação da reunião, convocatória, ordem de trabalhos: Oganização da reunião - apoios audiovisuais. Sala; Secretariado da reunião;
Duração: 14 horas
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