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Titulo:Secretariado Executivo + Atas, Reuniões e Técnicas de Arquivo Introdução:As competências pessoais e técnicas da secretária eficaz, bem como o seu papel na Imagem da Instituição, deve merecer por parte das Instituições uma preocupação constante. Objectivos Gerais:No final de cada Ação os participantes estão aptos a:
- Gerir o tempo e organizar o trabalho pessoal;
Gerir a agenda, utilizar o telefone, preparação logística de reuniões, receção, viagens e conferências;
- Tratar a correspondência e o arquivo;
- Apoiar os gestores nas suas funções;
- Saber lidar com os vários interlocutores;
- Transmitir uma imagem de eficácia e competência;
- Identificar os requisitos fundamentais para a elaboração de Atas;
- Identificar os aspetos a ter em conta para a preparação de reuniões: convocatórias, aspetos logísticos, atas;
- Conhecer, identificar e classificar os documentos em função da sua importância;
- Compreender e saber distinguir os métodos de ordenação;
- Conhecer e identificar as principais técnicas aplicadas à função do arquivista.
Métodos Pedagógicos:Este objetivo será alcançado através da utilização de métodos ativos que suscitem a participação dos formandos, nomeadamente treino comportamental e trabalhos de grupo, exercícios práticos, projeção de slides, acetatos e filme didático sobre os temas em discussão. Destinatários:Assistentes de direção, Secretárias, Assistentes de Administração e Administrativos com funções de Secretariado.
Conteúdo Programático:
- Competências da Secretária eficaz (pessoais e técnicas);
- Relacionamento interpessoal e comunicação;
- Gestão da interação da secretária com a chefia;
- A Secretária, a Empresa e o meio - lidar com a mudança e a imagem;
- Organização e simplificação do trabalho pessoal;
- Técnicas eficazes de gestão do tempo da Secretária. Planear a agenda;
- Utilizar o telefone - como comunicar, marcação de entrevistas, filtrar chamadas;
- Preparar e acompanhar entrevistas, receções, viagens, conferências e reuniões.
- Elaboração da documentação resultante de uma reunião: Atas, moções, propostas;
- Programação da reunião, convocatória, ordem de trabalhos: Organização da reunião - apoios audiovisuais. Sala; Secretariado da reunião;
- Documentação - importância e conceitos: Normalização e racionalização; Arquivo de documentos - classificação e aplicação.
Duração: 28 horas
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