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Titulo:

Secretariado Executivo + Atas, Reuniões e Técnicas de Arquivo


Introdução:

As competências pessoais e técnicas da secretária eficaz, bem como o seu papel na Imagem da Instituição, deve merecer por parte das Instituições uma preocupação constante.


Objectivos Gerais:

No final de cada Ação os participantes estão aptos a:

• Gerir o tempo e organizar o trabalho pessoal; Gerir a agenda, utilizar o telefone, preparação logística de reuniões, receção, viagens e conferências;
• Tratar a correspondência e o arquivo;
• Apoiar os gestores nas suas funções;
• Saber lidar com os vários interlocutores;
• Transmitir uma imagem de eficácia e competência;
• Identificar os requisitos fundamentais para a elaboração de Atas;
• Identificar os aspetos a ter em conta para a preparação de reuniões: convocatórias, aspetos logísticos, atas;
• Conhecer, identificar e classificar os documentos em função da sua importância;
• Compreender e saber distinguir os métodos de ordenação;
• Conhecer e identificar as principais técnicas aplicadas à função do arquivista.

Métodos Pedagógicos:

Este objetivo será alcançado através da utilização de métodos ativos que suscitem a participação dos formandos, nomeadamente treino comportamental e trabalhos de grupo, exercícios práticos, projeção de slides, acetatos e filme didático sobre os temas em discussão.


Destinatários:

Assistentes de direção, Secretárias, Assistentes de Administração e Administrativos com funções de Secretariado.


Conteúdo Programático:

• Competências da Secretária eficaz (pessoais e técnicas);
• Relacionamento interpessoal e comunicação;
• Gestão da interação da secretária com a chefia;
• A Secretária, a Empresa e o meio - lidar com a mudança e a imagem;
• Organização e simplificação do trabalho pessoal;
• Técnicas eficazes de gestão do tempo da Secretária. Planear a agenda;
• Utilizar o telefone - como comunicar, marcação de entrevistas, filtrar chamadas;
• Preparar e acompanhar entrevistas, receções, viagens, conferências e reuniões.
• Elaboração da documentação resultante de uma reunião: Atas, moções, propostas;
• Programação da reunião, convocatória, ordem de trabalhos: Organização da reunião - apoios audiovisuais. Sala; Secretariado da reunião;
• Documentação - importância e conceitos: Normalização e racionalização; Arquivo de documentos - classificação e aplicação.

Duração:  28 horas